Gastos deducibles del autónomo: qué guardar y cómo no perderlos

Qué pide la norma

En estimación directa, el rendimiento de la actividad es ingresos menos gastos deducibles. El gasto tiene que estar correlacionado con la actividad, justificado y registrado. Si tributas por módulos, el régimen es otro y esta guía no te da el cálculo.

Factura, no solo el cargo del banco

El movimiento bancario demuestra que pagaste, no que el gasto sea deducible ni que el IVA lo sea. Para deducir IVA soportado necesitas una factura completa con tu NIF, salvo los supuestos en los que la norma admite otro documento. Pide la factura en el momento: muchos comercios no la rehacen meses después.

IVA soportado e IRPF no se restan igual

En el modelo 303 restas el IVA soportado deducible del IVA que has repercutido. En el modelo 130 y en la renta restas el gasto que corresponde a la actividad. Si te deduces el IVA, el gasto de IRPF es la base sin ese IVA. Si el IVA no es deducible, a menudo el gasto de IRPF incluye el total pagado. Mezclar las dos casillas es el error que más se repite al cerrar el trimestre.

Gastos que conviene tener localizados

Estos conceptos suelen estudiarse en una actividad normal. Que aparezcan aquí no significa que el tuyo sea deducible al 100% ni que el IVA lo sea:

• Cuota de autónomos y otros seguros obligatorios de la actividad.
• Gestoría, asesoría y el programa con el que facturas.
• Compra de mercancía y material que consumes en el trabajo.
• Alquiler y suministros de un local afecto a la actividad.
• Publicidad, dominio, herramientas de software y servicios profesionales relacionados.
• Formación vinculada a la actividad, con factura a tu nombre.

Casa, coche y dietas

Trabajar desde casa no convierte el piso en un gasto íntegro. En Factura Fácil indicas el porcentaje de vivienda usado solo para la actividad. En suministros (luz, agua, gas, internet) la app aplica ese porcentaje multiplicado por el 30% en IRPF y no deduce IVA. En el alquiler si eres inquilino, o en gastos de titularidad si eres propietario (comunidad, IBI, intereses, reparaciones), aplica el porcentaje al 100% en IRPF, también sin IVA. El vehículo particular tiene una afectación muy estricta en IVA. Las dietas usan un tope diario de 26,67 € en España y 48,08 € en el extranjero, repartido si hay varias el mismo día; el municipio tiene que ser distinto del domicilio fiscal y el pago tiene que ser electrónico, no en efectivo. El kilometraje profesional parte de una tarifa orientativa de 0,26 €/km en turismo, con origen, destino y motivo, y no incluye el trayecto habitual al trabajo. Si uno de estos conceptos pesa en el trimestre, contrástalo con quien te presenta los impuestos.

Cómo no perderlos

1. Pide factura con tu NIF cuando el gasto sea de la actividad.
2. Guarda el PDF o la foto el mismo día, no en una carpeta que revisarás en enero.
3. Separa lo personal de lo profesional en la medida de lo posible.
4. Cierra el trimestre con los justificantes ya registrados, no la noche del día 20.

Factura Fácil registra el gasto desde una foto, un PDF o WhatsApp. La IA extrae los datos y te enseña un resumen: guardas, editas o descartas. El correo (Gmail, Outlook o IMAP, solo lectura) puede registrar solo el PDF de los remitentes que configures, o dejarte elegir el adjunto a mano. La deducibilidad se propone según la categoría y las reglas que guardas (vivienda, cuota RETA o mutualidad, kilometraje, dietas, bienes de inversión de más de 300 €). Tú confirmas el registro. No sustituye a tu gestoría. Más detalle en control de gastos para autónomos.